Selbstmanagement: die Kunst, sich selbst zu führen

Aktualisiert am 18. Juni 2020 von Ömer Bekar

Nur, wer es schafft, sich selbst zu führen, ist auch in der Lage, Mitarbeiter zu führen. Und das funktioniert, wenn Sie sich selbst managen können. Denn zunächst sind Sie Manager ihres Ich-Unternehmens. Mit Struktur und Ordnung. Und das fängt im Kopf an. 

Mit Selbst-Management haben Sie sich und das Geschäft im Griff

Die Techniken des Selbst-Managements sind unbedingte Voraussetzung, um als authentische Führungskraft gesehen und respektiert zu werden. Gerade im Vertrieb ist die Fähigkeit, sich zu strukturieren und seine eigenen Arbeitschritte mit der Zielorientierung in Einklang zu bringen, von großer Bedeutung. Der zerstreute Professor, der nicht einmal seine Krawatte richtig binden kann, ist das Gegenteil zum Mitarbeiter und zur Führungskraft im Vertrieb. Wer im Vertrieb arbeitet, hat sich selbst im Griff. Das gilt für alle. Ganz gleich, welche Position Sie einnehmen.

Fehlendes Selbst-Management ist aller Übel Anfang

Kennen Sie das? Verpasste Termine, falsche Lieferdaten, Kundenbeschwerden? Diese Ereignisse sind für einen Vertriebler so ziemlich das Schlimmste, was er sich vorstellen kann. Ursache ist in den meisten Fällen ein schlechtes oder gar kein Selbst-Management. Der Kunde verzeiht dieses Fehlverhalten nicht und der Markt noch viel weniger. Vertrieb bedeutet Struktur und Strategie. Eine Führungskraft im Vertrieb verlangt viel von ihren Mitarbeitern. Selbst-Management-Techniken können nur an die Mitarbeiter weiter gegeben werden, wenn der Vorgesetzte sie beherrscht.

Die wichtigsten Instrumente des Selbst-Managements

Um sich selbst zu managen brauchen Sie einige Übung. Es ist aber grundsätzlich jedem Menschen möglich, die verschiedenen Techniken zu erlernen. Betrachten Sie Selbst-management als einen Werkzeugkoffer. In ihm liegen die Tools, die Sie brauchen, um so zu handeln, dass Sie Ihre Ziele erreichen können. Das gilt übrigens nicht nur im Berufsleben sondern auch privat. Eine wichtige Prämisse beim Selbst-Management lautet: Führe dich selbst, sonst führen dich andere! Vorgesetzte führen nicht nur ihre Mitarbeiter sondern auch sich selbst. Und gute Vorgesetzte sorgen dafür, dass die Mitarbeiter sich selbst zu führen lernen. Das gilt im Rahmen ihrer Kompetenzen und Verantwortungsbereiche. Mit regelmäßigem Training von etwa 20 bis 30 Minuten pro Tag können Sie schnell Erfolge im Selbst-Management erreichen.

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Zeitplanung

Die größte Schwachstelle im Selbst-Management ist die Zeitplanung. Einige Grundlagen sollte jeder beherrschen, damit die Zeit nicht aus dem Ruder läuft. Weniger als 30 Prozent aller Führungskräfte sind mit ihrem eigenen Zeitmanagement zufrieden. Das ist das Ergebnis einer Studie der Unternehmensberatung Kienbaum Management Consultants. 1 Obwohl die Manager die Defizite kennen, liegt die Bereitschaft, dieses Problem anzugehen auch nur bei unter einem Drittel. Zeitmanagement ist ein Kernaspekt des Selbst-Management.

Beachten Sie folgenden drei Grundregeln für das Zeitmanagement:

  • Alles aufschreiben – behalten Sie keine Aufgaben „im Hinterkopf“. In Stresssituationen gehen diese schnell verloren
  • Prioritäten setzen – Erledigen Sie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Nicht alles, was dringend ist, ist auch wichtig. Dringende Anliegen sind kurzfristig zu erledigen. Sie reagieren. Wichtige Aufgaben, bringen Sie Ihrem Ziel näher und Sie agieren.
  • Pufferzeiten einplanen – Planen Sie sich nicht vollkommen zu. Es gibt zu viele Störungen, die vorher nicht gesehen werden können. Diese dürfen Ihren Plan nicht zunichtemachen. Die Pufferzeit sollte zwischen 20 und 40 Prozent Ihrer Planung ausmachen.

Ordnung

Halten Sie Ihr Arbeitsumfeld in Ordnung. Ordnung gilt als ein wichtiger Faktor, wenn kreatives und flexibles Denken gefordert sind. Es gibt für Schreibtische und Arbeitsbereiche einige Grundregeln, die unbedingt beachtet werden sollten. Es spielt keine Rolle, ob Sie einen physischen oder einen virtuellen Arbeitsplatz haben, Ordnung halten geht immer.

  • Legen Sie drei Ordner für Informationen an. Der erste enthält alles, was grundsätzlich von Bedeutung ist und ständig zur Verfügung stehen muss. Der zweite enthält alle Daten, die für die Erledigung der aktuellen Aufgaben notwendig sind. Im dritten Ordner legen Sie alles ab, was Ihnen wichtig ist, aber jetzt keine Priorität besitzt. Dazu gehören Fachartikel, die Sie später lesen möchten oder Hinweise, die zwar gut, aber derzeit nicht umsetzbar sind.
  • Beantworten Sie E-Mails immer so schnell wie möglich, also sofort nach dem Lesen. Es kostet nur unnötig Zeit, eine Mail einmal zu lesen, wieder zu schließen und dann zu wissen, dass sie irgendwann beantwortet werden muss. Machen Sie es sich zur Gewohnheit nur noch dreimal täglich das Postfach zu öffnen. Mailkontakte darf Sie nicht im Arbeitsablauf ablenken.
  • Planen Sie die Zeit ein, die Sie brauchen, um Ordnung zu schaffen. Jeden Tag 15 Minuten zum Aufräumen von Laptop oder Schreibtisch gehören zur Arbeitszeit.
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Selbstkritik

Wer ein gutes Management zeigt, achtet regelmäßig auf das Feedback. Die Kritik von außen und innen setzt wichtige Wegweiser für Veränderung und Entwicklung. Wie Selbstkritik richtig eingesetzt wird, können Sie lernen.

  • Überlegen Sie, in welchen Abständen Sie ein Feedback brauchen. Erarbeiten Sie Fragen, die Sie Ihren Kritikern vorlegen. Schriftliches Feedback kann besser ausgewertet werden.
  • Überlegen Sie jeden Abend, welche Dinge Ihnen gelungen sind und welche Fehler Ihnen unterlaufen sind. Nehmen Sie sich dafür ein paar Minuten Zeit und analysieren Sie die Gründe für Fehler, um diese besser beheben zu können.

Entspannung

Der Mensch ist keine Maschine. Eine gute Leistung setzt voraus, dass auch Phasen der Ruhe und Erholung eingehalten werden. Nur durch Entspannung können angespannte Situationen gemeistert werden. Stress führt zu Leistungsabfall.

  • Lernen Sie eine Möglichkeit kennen, mit der Sie täglich den Weg in Ihre eigene Mitte finden können. Für Führungskräfte empfehlen sich Atemübungen oder Kurzentspannungen, die auch im Arbeitsalltag in wenigen Minuten einen großen Effekt bieten können.
  • Planen Sie regelmäßig Termine mit sich selbst ein. Ob ein Saunabesuch oder ein Waldspaziergang, einmal in der Woche braucht ein Mensch, der eine hohe berufliche Leistung bringt, ein paar Stunden ohne Smartphone und Laptop.

Effektive Methoden zum Selbstmanagement

Sie finden hier eine kleine Auswahl an Taktiken, wie sie Ihre Aufgaben effektiv managen. Denn Sie schaffen mit ca. 20% ihrer Zeit, ca. 80% ihrer Aufgaben. Dafür ist es wichtig, sich für eine Methode zu entscheiden und diese konsequent vier Wochen umzusetzen.

To-do-Liste mit der 25.000$-Methode:

  • schreiben Sie alle wichtigen Aufgaben, die sie am nächsten Tag zu erledigen haben, abends auf
  • ordnen und nummerieren Sie die Aufgaben
  • am nächsten Tag nach der Reihenfolge bearbeiten
  • Überprüfung: prüfen Sie zwischendurch, ob die Prioritäten noch stimmen und ob neue Aufgaben hinzugekommen sind
  • wenn Sie abends nicht Alles geschafft haben, so haben Sie doch die wichtigsten erledigt

ALPEN-Methode:

A: Aufgaben aufschreiben. Alle Aktivitäten, Aufgaben und Termine in eine to-do-Liste

L: Länge bzw. Dauer einschätzen. Hier ist es wichtig, großzügig und realistisch zu sein

P: Pufferzeiten einplanen. Verplanen Sie nur 50% bis 60% ihrer Arbeitszeit.

E: Entscheidungen treffen. Priorisieren Sie ihre Aufgaben und bringen Sie sie in eine Reihenfolge.

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N: Nachkontrolle: Ziehen Sie am Abend eine Bilanz und planen Sie ihren nächsten Tag

Nur regelmäßiges Üben führt zum Erfolg

Die Techniken zum Selbstmanagement wirken durch Regelmäßigkeit. Es macht wenig Sinn, die Grundlagen des Zeitmanagements zu kennen, wenn sie nicht angewendet werden. Auch die Selbstkritik und die Entspannung bewirken in der Theorie nichts. Und „nichts“ ist hier der richtige Begriff. Suchen Sie sich in jedem Fall Zeitspannen am Tag, an denen Sie die oben erwähnten Werkzeuge testen. Trainer und Coaches wissen, dass eine tägliche Trainingseinheit über sechs Monate eingehalten werden soll, damit die Ergebnisse sich festigen. Beginnen Sie also nicht in wilder Euphorie mit 24 Stunden Selbstkritik, nur um das Thema dann wieder ad acta zu legen. Das ist schlicht sinnlos.

Auch Führungskräfte brauchen Trainer

Die Arbeitswelt befindet sich in einem Wandel. Nur wer diesen Wandel hin zu einer flexibleren und werte-orientierten Struktur mit vollzieht, kann auf Dauer Erfolg haben. In einer Publikation der „Initiative neue Qualität der Arbeit“, die von Bund, Ländern und weiteren Institutionen ins Leben gerufen wurde, wird deutlich, dass Mitarbeiter und Führungskräfte vor neue Aufgaben gestellt werden. Ohne die Fähigkeiten des Selbst-Managements können diese Aufgaben nicht bewältigt werden. Denn gerade eine offene und transparente Führung, die nicht mehr nur auf autoritärem Auftreten fußt, wird gefordert.

Der Anspruch wird wie folgt formuliert: „Ein gutes Führungsverhalten zeichnet sich durch offene Kommunikation, Partizipation, Motivation und ein diversity-orientiertes Miteinander innerhalb der Belegschaft aus.“

Führungskräfte sind keine Übermenschen. Gönnen Sie sich einen Trainer oder eine Weiterbildung. Wer Verantwortung trägt, braucht immer wieder einen Mentor, der dabei behilflich ist, sich neu zu kalibrieren. Es schleichen Sie immer wieder kleine Fehler ein, die im Arbeitsalltag übersehen werden. Für eine Steigerung der Leistung ist wichtig, stets neue Impulse von Unbeteiligten zu erhalten, die ihr Handwerk, das Coaching oder Training, wirklich verstehen. Es ist ein Irrtum zu glauben, dass eine Führungskraft keine Unterstützung bräuchte.

Selbst-Management ist ein Prozess

Das eigene Selbst-Management sollte in regelmäßigen Abständen überprüft und neu ausgerichtet werden. Da der Arbeitsalltag sich verändert, muss auch das Selbst-Management immer wieder angepasst werden. Auch die eigenen Ansprüche an die persönliche Leistung wachsen. Stillstand ist das Ende des Wachstums. Bleiben Sie im Training. Sie können so Ihre Erfahrungen und Kompetenzen immer wieder erweitern.

1 http://www.manager-magazin.de/unternehmen/karriere/a-233604.html
2 www.inqa.de