Wie Sie Stress vermeiden und die Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter steigern

Aktualisiert am 18. Juni 2020 von Ömer Bekar

Häufig verwenden wir Stress in einem negativen Zusammenhang. Doch, wie alles hat auch Stress zwei Seiten. Es gibt den negativen Stress (Distress) und den positiven Stress (Eustress). Die Aufgabe einer Führungskraft ist es, für sich selbst einen ausgewogenen Umgang mit Stress zu finden und bei seinen Mitarbeitern negativen Stress zu vermeiden. Häufiger Distress verursacht Krankheitstage, Demotivation und somit Leistungseinbrüche. Hier ist Vorbeugung zwingend notwendig. Erfahren Sie hier, wie Sie diesen negativen Belastungen bei ihrem Team vorbeugen können.

 

Eine ausgewogene Mischung zwischen Anspannung und Entspannung ist oft schwer zu halten. Doch dieser Wechsel der Phasen ist unabdingbar, damit sich die volle Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters entfalten kann. Ein Chef, der diese Rahmenbedingungen nicht gewährleisten kann, wird Mitarbeiter verlieren. Wie eine gesunde Work-Life-Balance gelingt lesen Sie hier.

Work-Life-Balance

Work-Life-Balance ist ein moderner Begriff geworden. Er bezeichnet das ausgewogene Verhältnis zwischen der Anspannung im Berufsalltag und der Erholungsphase im Privatleben. Sicher ist, dass eine gesunde Work-Life-Balance bedeutet, dass in der Freizeit nicht an Arbeit gedacht wird und der Mitarbeiter wirklich abschalten kann. Gerade im Vertrieb ist das eine hohe Anforderung, denn nicht wenige Vertriebler sind eine ständige Erreichbarkeit bei häufigen Überstunden gewohnt.

Entstehung von Stress

Wir empfinden dann Stress, wenn eine Situation uns überfordert, manchmal sogar, wenn wir unterfordert sind. Es ist die Angst vor dem Kontrollverlust, „Herr“ der Situation zu sein. Vor ein paar tausend Jahren, haben Menschen Stress empfunden, wenn sie beispielsweise einem Raubtier gegenüberstanden. Unser Gehirn „malt“ nun ein Bild, wie wir angegriffen werden und evtl. verlieren. Nun wird Energie freigesetzt. Das löst eine Anspannung im Körper aus. Stress wird also im Gehirn ausgelöst und wir spüren dies körperlich. Im Berufsleben geht es weniger um Leben und Tod. Und was machen wir jetzt mit dieser Energie, die sich aufstaut? Z.B. für das zu Rückenschmerzen. Auslöser im Job sind häufig:

  • viele kurzfristige Deadlines. Setzen Sie Prioritäten. Sagen Sie auch mal nein! Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, ob das machbar ist und suchen Sie ggf. eine Lösung.
  • extrem hohes Arbeitspensum. Fragen und hinterfragen Sie Ihr Team, wie sie das Arbeitspensum empfinden.
  • Informationsflut. Wir bekommen alle unzählige Informationen, meist in digitaler Form. Doch mal ganz ehrlich: wie viele sind für Ihre Aufgaben und Ziele wirklich wichtig? Befreien Sie sich und Ihre Mitarbeiter von dieser Lawine.
  • permanente Unterbrechungen. Diese können von aussen entstehen, aber auch vom Mitarbeiter selbst, weil er meint, er müsse permanent seine Mails checken, an das Handy gehen oder für alle Fragen von Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten immer sofort ein offenes Ohr haben.
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Die Realität in der Arbeitswelt

Die OECD hat 2014 eine Studie veröffentlicht, aus der hervorgeht, dass die Work-Life-Balance in Deutschland sich im Vergleich zu 2004 verschlechtert hat.1 Damit stimmen die Zahlen der von Kranken- und Unfallversicherungen getragenen Initiative Gesundheit und Arbeit (iga) Untersuchung überein. Fast jeder vierte Arbeitnehmer gab an, dass er in der Freizeit für den Job erreichbar sein müsse und Freizeitaktivitäten mit Familie oder Freunden abgesagt werden müssten. Außerdem leisteten eigenen Angaben nach zwei Drittel der befragten Personen regelmäßig Überstunden.

Die verschiedenen Arten von Stress unterscheiden lernen

Trotz der negativen Ergebnisse kann jeder einzelne etwas unternehmen, um die individuelle Work-Life-Balance zu verbessern. Aber auch die Vorgesetzten sind gefragt. Immerhin gaben bei der iga an, dass sie sich von ihrem Chef unter Druck gesetzt fühlten. Druck von außen ist ein negativer Stressfaktor. Stress hat grundsätzlich zwei Gesichter. Der Mensch kann mit dem so genannten Eustress sehr gut umgehen. Eustress ist sogar notwendig, weil er Distress, also negativer Stress dagegen kann krank machen und führt häufig zu seelischen und körperlichen Problemen. Wie werden Eustress und Distress unterschieden? In der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale dargestellt.

EustressDistress
Auswirkunglebensnotwendiggesundheitsbedrohend
UrsacheFreude, ErfolgVersagensängste
EntstehungMotivation von innenDruck von außen
Körperliche FolgenProduktion von Glückshormonen – VitalisierungVerkrampfung des gesamten Organismus – erhöhte Gefahr zu erkranken
BeispieleHeirat, Geburt eines Kindes, Anerkennung, Verliebt-Sein, BeförderungLeistungsdruck, Versagensängste, Angst vor Jobverlust, Überforderung, Tod eines Angehörigen, Trennung, Wohnungsverlust

Burnout vermeiden

Um eine dauerhafte Überforderung oder gestresste Situation zu vermeiden, sollte der Distress so gering wie möglich gehalten werden. Ein Krug geht so lange zum Brunnen bis er bricht. Eine gute Führungskraft kennt diesen Spruch und wendet ihn auch an. Ein Mitarbeiter, der ständig Distress ausgesetzt ist, kann auf Dauer keine guten Leistungen erbringen. Vielmehr wird er früher oder später in der Gefahr stehen, an einem Burnout zu erkranken. Hier handelt es sich um eine chronische Erkrankung, die selten vollständig ausheilt. Gerade die Arbeitswelt bietet viele Gefahren für das Auftreten von Distress. Aber auch das private Leben ist nicht immer ruhig und erholsam. Kinder werden krank, Paare trennen sich, Eltern sterben. All das sind Faktoren, die den Menschen mit negativem Stress belasten. Führungskräfte sollten darüber informiert sein, unter welchen Bedingungen die Mitarbeiter stehen.

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Umgang mit Distress bei Mitarbeitern

Ein Vorgesetzter ist zwar kein Psychologe, dennoch sollte er aber über eine gewisse Empathie verfügen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter, gerade im Dienstleistungsbereich, ihm vertrauen können. So kann der Vorgesetzte Gegenmaßnahmen ergreifen, wenn der Distress zu groß wird oder gar ein Burnout droht.

Die Social Readjustment Rating Scale (SRRS), entwickelt von den Psychiatern Thomas Holmes und Richard Rahe zeigt eine Liste von Stressoren, nach der Vorgesetzte einen Richtwert erhalten, wie es um die seelische Gesundheit der Mitarbeiter bestellt ist.2 Auf einer Skala von 0 bis 100 sind die folgenden Situationen besonders häufig. Führungskräfte sollten diese Aspekte berücksichtigen und vor allem auf den situativen Führungsstil zurückgreifen, wenn Mitarbeiter betroffen sind. Sie werden bei einem Stressfaktor von über 50 sicher weniger reif agieren können als unter normalen Bedingungen.

  • Tod des Partners 100
  • Scheidung 73
  • Trennung 65
  • Tod eines Familienangehörigen 63
  • Krankheit eines Familienangehörigen 44
  • Berufswechsel 29
  • Ärger mit dem Vorgesetzten 23

Zu beachten ist, dass der Berufswechsel allein schon 29 Punkte bewirkt. Das bedeutet, dass jeder Neuling im Team mit einem hohen Stressfaktor seinen neuen Job beginnt. Erst nach etwa drei Monaten legt sich dieser Stress und der neue Mitarbeiter ist „er selbst“.

Kein Vorgesetzter kann dem Mitarbeiter bezahlten Urlaub oder eine Kur verordnen, wenn Distress auftaucht. Es gibt allerdings Möglichkeiten, Entlastung zu bieten. Hierbei ist wichtig, dass das Unternehmen seine Einstellung zum Mitarbeiter auch entsprechend definiert.

Stressfaktoren im Berufsleben

Folgende Faktoren führen im Beruf zu Stress (lt. einer Studie der Süddeutschen Zeitung):

FaktorenVerantwortungsbereich
zu viel ArbeitFührungskraft, Unternehmen
TermindruckKunden, Vorgesetzte, Unternehmen, Mitarbeiter
unfreiwillige ArbeitsunterbrechungenMitarbeiter
InformationsflutFührungskraft, Unternehmen
schlechte ArbeitsplatzbedingungenPersonalbereich
ungenaue AnweisungenFührungskraft
ungerechte BezahlungUnternehmen
mangelnde AnerkennungFührungskraft
die schlechte Vereinbarkeit von Beruf und FamiliePersonalbereich
sowie die ständige ErreichbarkeitMitarbeiter

Allein drei, der zehn oben genannten Punkte, können mit einer richtigen Kommunikation der Führungskraft vermieden werden. Sie, als Vorgesetzter, sollten darauf achten, dass einige Faktoren auch in dem Verantwortungsbereich der Mitarbeiter liegen. Wichtig ist, dass Sie die Rahmenbedingungen setzen. D.h., welche konkrete Erwartung haben Sie z.B. an die Erreichbarkeit ihrer Teammitglieder.

Distress bei Mitarbeitern begegnen

Zeigen Sie, dass Sie Mitgefühl statt Mitleid empfinden und arbeiten Sie als Führungskraft dem negativen Stress in Ihrem Team präventiv entgegen. Eine Grundvoraussetzung ist ein körperlicher Ausgleich. Ihre Mitarbeiter sollten Zeit haben, Sport zu treiben. Das kann keine Führungskraft anordnen, aber wenn ständig Überstunden anstehen und eine dauerhafte Erreichbarkeit gefordert wird, können Mitarbeiter kaum einem Sportverein beitreten. Außerdem ist wichtig, dass wirkliche Auszeiten von der Arbeit eingehalten werden. Überlegen Sie gut, wen Sie wie oft in seiner Freizeit belästigen. Gewöhnen Sie sich ab, das Smartphone als Leine für Mitarbeiter zu sehen. Auch kurze Mitteilungen stören den Ausgleich in der Privatzeit. Respektieren Sie die Grenzen des Privatlebens Ihrer Mitarbeiter. Ein gut gemeintes „Ich habe immer Zeit für meinen Chef“ kann einfach eine Reaktion sein, die durch die Angst vor Arbeitsplatzverlust begründet ist.

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Eine ausgewogene Work-Life-Balance ist nur möglich, wenn Führungskräfte Mitarbeitern

  • Zeiten für Sport, Hobbys und Familie einräumen
  • auf Distress der Mitarbeiter mit Mitgefühl und Verständnis reagieren
  • Privatzeiten der Mitarbeiter so wenig wie nötig und nur in dringenden Ausnahmen belasten.

 

Eigenverantwortung stärken

Der Umgang mit Stress liegt in der Eigenverantwortung des Einzelnen. Führungskräfte sind gut beraten, wenn sie diese Eigenverantwortung fordern. Zeigen Sie dem Mitarbeiter nicht nur, dass Sie auf seine berufliche Leistung blicken. Lassen Sie Ihr Team spüren, wie wichtig Ihnen ist, dass die Mitarbeiter eine gesunde Work-Life-Balance im Auge haben. Loben Sie nicht den Sondereinsatz am Wochenende, sondern erkennen Sie an, wenn jemand für einen Kindergeburtstag eine Stunde früher nach Hause will. Finden Sie das richtige Maß, um deutlich zu machen, wie wichtig die Gesundheit des Mitarbeiters für Sie und für das Unternehmen ist. Das dürfen aber keine Lippenbekenntnisse bleiben. Verschenken Sie zu Weihnachten nicht Rotwein sondern eine Mitgliedschaft im Fitnessclub. Wirken Sie bewusst darauf ein, dass Ihre Mitarbeiter sich im Lot halten. Belohnen Sie Sport, gesunde Ernährung und Entspannungskurse. Nehmen Sie einige der folgenden Aspekte in Ihre Mitarbeiterführung auf.

  • Verschenken Sie Mitgliedschaften im Fitnesscenter für besonders gute Leistungen
  • Buchen Sie ein Entspannungstraining für Ihr Team
  • Hängen Sie z.B. einen Boxsack im Büro auf, an dem sich die Mitarbeiter „abreagieren“ können
  • Achten Sie auf Pausen
  • Vereinbaren Sie Rabatte bei Kultureinrichtungen und Sportgeschäften für die Mitarbeiter
  • Zeigen Sie, dass Sie Anteil an Familienereignissen der Mitarbeiter nehmen

Wie Sie bei sich und Ihren Mitarbeitern Distress reduzieren können

Mit ein paar kleinen Tipps, können Sie eine große Wirkung erzielen. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken, wenn Sie sich neben den Ergebnisse auch für die Gesundheit Ihres Teams verantwortlich fühlen.

  • Prioritäten setzen
  • feste Zeiten, um Mails zu lesen (z.B. um 9h, 13h und 17h)
  • stören Sie Ihre Mitarbeiter Abends nicht mit Anrufen und Mails
  • Schreibtisch aufräumen
  • Bewegung. Sport, Fahrrad fahren, spazieren gehen. Führen Sie doch mal ein Gespräch an der frischen Luft und laufen dabei ein paar Meter
  • Atemübung: Einatmen, 1 bis 10 zählen. 5 Sekunden Luft anhalten. Ausatmen, von 10 runter zählen. Fünf mal wiederholen
  • Zurücklehnen: betrachte die Situation von aussen und überlege, wie jemand anderes damit umgehen könnte oder welche Möglichkeiten es noch gibt.

1 http://www.zeit.de/karriere/beruf/2014-08/work-life-balance-infografik
2 vgl. http://www.diss.fu-berlin.de/diss/servlets/MCRFileNodeServlet/FUDISS_derivate_000000001555/02_Kapitel2.pdf