Virtuelle Führung: auf diese Punkte sollten Sie achten

Aktualisiert am 18. Juni 2020 von Ömer Bekar

Virtuelle Führung ist heute ein wichtiger Bestandteil der Arbeit jeder Führungskraft. Doch was kann ich beispielsweise per Mail kommunizieren und was sollte ich auf keinen Fall kommunizieren?
Die Neuen Medien bringen eine Vielzahl von zusätzlichen Möglichkeiten, um mit Mitarbeitern zu kommunizieren. Was ist sinnvoll und welche Kanäle schädigen den Arbeitsprozess eher?

Führung in der digitalen Welt

Das Ziel von Kommunikation ist, eindeutige Botschaften und Information zu vermitteln, damit alle Kommunikationspartner den gleichen Wissensstand haben. Zu jeder Kommunikation gehören Sender und Empfänger. Die Möglichkeiten der Störungen sind zahlreich und sind durch die digitale Kommunikation noch gewachsen. Fehlerquellen können beim Sender oder beim Empfänger oder bei beiden liegen. Durch die Digitalisierung von Kommunikation entstehen zusätzliche Fehlerquellen, die im Medium selbst liegen.

Kommunikation ist das wichtigste Mittel, um Menschen zu führen. Dazu zählen verbale und non-verbale Kommunikation und inzwischen auch digitale Kommunikation. Welche Regeln aus der klassischen Kommunikation sind bedenkenlos auf die digitale Kommunikation übertragbar und welche neuen Formen müssen berücksichtig werden? Wie Sie E-Mail, Chat und Emoticon in Ihre Führungsarbeit so integrieren, dass am Ende ein Gewinn für alle Seiten entsteht, zeigt dieser Beitrag auf.

Wer seine Führungsmethoden durch digitale Kommunikationsmittel erweitern will, muss genau wissen, was geht und was absolut tabu ist. Wenn eine Führungskraft die Spielregeln beherrscht, wird die Kommunikation mit den Mitarbeitern eine Verbesserung erfahren.

E-Mails sind keine Notizzettel

Immer wieder streiten Gerichte darüber, welchen Stellenwert Informationen haben, die per E-Mail übertragen wurden. Inzwischen sind zahlreiche Fälle bekannt, in denen Arbeitsverträge, Bonuszusagen und Vertragsgegenstände, die eigentlich der Schriftform bedürfen, auch per Mail Gültigkeit erlangen können. Machen Sie sich also bewusst, dass der Austausch per E-Mail kein einfaches „Gespräch“ ist. Vermeiden Sie in einer E-Mail alle verbindlichen Aussagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen. Das gilt auch für Urlaub und Krankmeldungen. Schriftverkehr per E-Mail gilt im Streitfall vor Gericht als beweisfähig.

Auch E-Mails sind formgebunden

Als Vorgesetzter werden Sie auf Kleidung und Erscheinungsbild achten. Der Respekt Ihrer Mitarbeiter ist zwar nicht in Ihrem gepflegten Äußeren begründet, doch Kleider machen Leute. Gerade im Vertrieb wissen Sie um die Bedeutung von Anstand und Etikette. Halten Sie sich an die fomalen Grundregeln für den E-Mail-Schriftverkehr.

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Die Antwortfrist für E-Mail liegt im Normalfall bei 24 Stunden. Wenn die Reaktionszeit länger ist, wird die Geschwindigkeit der Neuen Medien sinnlos.
Auch in eine Mail gehören eine Anrede und eine Grußformel. Unter der Grußformel stehen Name und Signatur.
Die Betreffzeile gibt das Thema an. Keinesfalls werden persönliche Grüße oder Emoticons in die Betreffzeile geschrieben. Handelt es sich bei der E-Mail um eine Antwort, bleibt die alte Betreffzeile stehen. Ändert sich das Thema, wechseln Sie unbedingt den Betreff.
Schreiben Sie E-Mails an Mitarbeiter immer in einem ähnlichen Stil. Er wird sich bei den Mitarbeitern einprägen und dafür sorgen, dass Irritationen gar nicht erst auftreten.

Die Inhalte einer E-Mail sind präzise und konkret

Beim Versenden von E-Mail ist zuerst darauf zu achten, dass die Inhalte wichtig sind und nicht bis zur nächsten realen Begegnung warten können. Viele E-Mails enthalten Informationen, die einen hohen Erklärungsbedarf haben. Vereinbaren Sie in diesem Fall lieber sofort einen Gesprächstermin. Eine Nachricht, die im Stil „Darüber reden wir noch“ endet, muss nicht geschrieben werden.

Achten Sie darauf, dass im CC bei jeder einzelnen Mail nur die richtigen Personen stehen. Immer jede Mail an alle zu senden ist eine Unsitte. Schreiben Sie E-Mails mit direkten Aufforderungen zur Handlung. Was wollen Sie mit der Nachricht erreichen? Wenn Sie ganz konkrete Anforderungen stellen, werden die E-Mails eher von Erfolg gekrönt sein. Schreiben Sie in Absätzen von etwa zwei bis drei Zeilen. So kann der Empfänger schneller den Überblick darüber bekommen, was dem Absender wichtig ist. Im Zweifelsfall telefonieren. Geschriebene Nachrichten bieten eher das Risiko eines Missverständnisses als mündlicher Austausch. Wenn möglich, ist daher das Telefonat der Mail vorzuziehen. Per E-Mail lassen sich keine Unterhaltungen führen und auch keine Unstimmigkeiten beseitigen, die sich im Verlauf der Kommunikation eingeschlichen haben.

Soziale Netzwerke als Kommunikationswege nutzen?

Manche Führungskräfte stehen vor der Frage, ob Sie bei Facebook, Xing oder Twitter mit Ihren Mitarbeitern verbunden sein sollten. Auf den ersten Blick kann dadurch Nähe aufgebaut werden. Doch hier ist Vorsicht geboten. Die Netzwerke Facebook und Instagram eigenen sich gar nicht für einen professionellen Kontakt.
Außerdem ist der Umgang auf diesen Plattformen so salopp, dass die Hierarchien verschwimmen. Das schadet langfristig dem Umgang miteinander. Anders sieht es bei Xing und Twitter aus. Diese Netzwerke sind überwiegend beruflich aufgerichtet. Aus Gründen der Höflichkeit gilt, wenn Sie sich mit einem Mitarbeiter verbinden, müssen Sie auch allen anderen die Gelegenheit dazu geben. Aber nicht jeder kann gleichermaßen professionell damit umgehen. Da berufliche Fragen hier ohnehin nicht geklärt werden sollten, weil der Besuch der Communitys in der Freizeit erfolgt, sollten Sie lieber darauf verzichten. Sie setzen sich abends im Restaurant auch nicht ungebeten an den Tisch, an dem ein Mitarbeiter mit seiner Frau sitzt.

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Kurzmitteilungen über WhatsApp, SMS und ähnliche Angebote

Die Meldungen über Kurzmitteilungsdienste ergeben nicht viel Sinn für einen Kontakt zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter. Die klassische SMS kann im Ausnahmefall für kurze Infos wie Telefonnummern oder Adressen und Termine genutzt werden. WhatsApp und ähnliche Angebote sind dem Privatleben vorbehalten.

Konferenzen online abhalten

Es gibt gute Anbieter für Videokonferenzen im professionellen Bereich. Diese Anbieter, wie zum Beispiel Hangouts, haben nicht den lockeren Touch, den Messengerprogramme wie der Facebook Messenger oder WhatsApp darstellen. Fügen Sie Videokonferenzen Ihren Kommunikationsformen nur hinzu, wenn es erforderlich ist. Achten Sie darauf, dass Sie im geschäftlichen Ambiente und Habitus bleiben. Sie halten ein Personalgespräch auch nicht auf dem Rummelplatz ab. Lassen Sie die gleichen Regeln gelten wie für ein Meeting in der realen Welt. Erlauben Sie keine Ausnahme und lassen Sie das Medium nicht für private Zwecke missbrauchen. Das geht am besten, indem Sie den virtuellen Konferenzsaal erst direkt zur Veranstaltung öffnen und danach wieder schließen. Auch online sollte der Vorgesetzte die Schlüsselgewalt behalten.

Schaffen Sie eine einheitliche Richtlinie

Den Umgang mit digitaler Kommunikation können Sie am besten in einem Meeting erläutern. Stellen Sie ein Handout zusammen, auf dem alle Regeln stehen, die Sie beachtet wissen wollen. Hier gilt, ähnlich wie bei anderen Führungsentscheidungen: Lassen Sie Fragen zu aber machen Sie deutlich, dass die Entscheidungskompetenz bei Ihnen liegt.
Das folgende Beispiel zeigt ein mögliches Handout:
Umgang mit digitalen Medien im Team XY:

  • E-Mails bitte innerhalb von 24 Stunden beantworten
  • Personen in cc bei Mails zu setzen, wird nur gemacht, wenn die Mitarbeiter ohne diese Information in ihrer Arbeit behindert sind
  • Bitte keine Privatpostings / Fotos in E-Mails außer sie sind beruflicher Natur
  • Bitte keine berufliche Nutzung von Messenger-Programmen
  • Bitte pünktlich auch zu digitalen Terminen erscheinen (Konferenzen, Meetings)
  • Aktive Teilnehmer einer Telefonkonferenz sorgen dafür, dass sie sich in einer ruhigen Umgebung befinden
  • Der Feierabend gehört meiner Familie und meiner Erholung. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass ich virtuelle Kontaktanfragen in sozialen Communitys nicht annehme.
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